退伍軍人管理局監察長辦公室進行了一項新的審計，以確定VA 和Oracle Health 是否有足夠的控制措施來預防、響應和減輕由於該機構在多個地方推出新的電子醫療系統而產生的重大績效事件的影響。
該機構發現，缺乏一致的回應標準以及監管配置管理和監控的多項控制措施存在缺陷，本可以防止一些電子病歷中斷，但仍需要採取行動來減輕退伍軍人管理局護理的退伍軍人面臨的風險。
「透過取得即時 EHR 事件數據並制定正式程序，VA 可以更好地預防事件、驗證其持續時間並強制實施 [contract] 如有必要，將予以處罰”，監察辦表示。
暫停期間事件仍然存在
VA 於 2022 年 7 月暫停了 Oracle-Cerner 電子健康記錄的推出，但 3 月 9 日在伊利諾伊州北芝加哥部署的 James A. Lovell 聯邦醫療中心上尉除外。
然而，監察辦表示，最近在三月份，性能事故仍在繼續。
例如，二月份，監察辦在 VA EHR 中標記了有效藥物清單問題。 2022 年 4 月，俄亥俄州哥倫布市 VA 中央俄亥俄醫療系統報告處方積壓，監察辦開始調查與藥局相關的病人安全問題。
「然而，監察辦還發現了其他尚未解決的高風險患者安全問題，」監察辦副監察長戴維·凱斯(David Case) 在2 月15 日向眾議院退伍軍人委員會技術小組委員會發表的聲明中表示。
缺乏一致的反應標準
過去四年的大量報告概述了 VA EHR 系統中斷如何導致大量患者傷害甚至死亡事件。儘管如此，退伍軍人事務部還是在 2023 年 5 月與甲骨文達成了新協議，並以重新談判的條款續簽了合約。
4 月，退伍軍人事務部長丹尼斯·麥克多諾 (Denis McDonough) 告訴眾議院退伍軍人事務部委員會，EHR 計劃重置的進展將使 2025 年得到更廣泛的實施。
為了進行審計，OIG 分析了2020 年10 月24 日至3 月31 日期間Oracle Health 的Lights On Network 和VA 的ServiceNow 系統中維護的主要效能事件數據，以確定效能信息，包括開始日期、受影響的站點、責任方和事件描述。
作為分析的一部分，審計人員選擇了 Oracle Health 在此期間引發的 28 起事件。
儘管 OIG 表示 VA 需要更新其對重大績效事件的優先順序，但其對合約條款和各方行動的審查也得出結論，應對失敗的責任往往不明確。
OIG 在周一發布的報告中表示：“歸根結底，處理重大事件的控制不力源於 2018 年 5 月合約的起草方式。”原始合約「不包括全面要求 Oracle Health 採取必要行動解決重大事件的條款」。
審計人員表示，VA 在及時回應的指導中缺乏明確、一致的標準，也沒有對 Oracle Health 施加明確的標準。
“鑑於對重大事件回應時間的預期不一致且缺乏明確性，審計團隊無法確定 VA 或 Oracle Health 在大多數情況下是否遵守了規定的程序。”
配置和執行
報告稱，監察辦的審計發現了抽樣過程中「本可以防止重大事件發生」的幾項控制措施的弱點，特別是在配置管理和評估、授權和監控方面。
OIG 表示，這些控制措施的失誤導致新的 VA EHR 總共發生了 23 起事件，系統中斷了 80 小時 20 分鐘。
新系統的持續監控也存在問題。
OIG 審計員表示：“團隊樣本中重大事件造成的大部分 EHR 系統中斷（大約 77% 的時間）都是由於配置管理和監控問題造成的。”
OIG 表示，VA 和 Oracle Health 對於重大事件的優先順序也有不同的標準。
OIG 表示：“雖然大多數 EHR 中斷與組態管理和評估、授權和監控問題有關，但 VA 和 Oracle Health 對於如何確定重大事件的優先順序有不同的標準。”
審計人員表示：「合約簽署後，VA 的指導方針發生了變化，只指定具有重大影響和極其緊急的事件作為優先事項。」他們補充說，該機構依賴Oracle 的事件報告，並且沒有驗證承包商績效的正式程序。
值得注意的是，「VA 對重大事件的門檻更高，而且它對重大事件的回應比Oracle Health 少，」OIG 表示，並補充說，儘管VA 去年更新了合約和流程條款，「VA 資訊和技術辦公室沒有強制執行它們。
監察辦表示，事件優先順序持續缺乏一致性，意味著「退伍軍人管理局無法保證所有事件都得到必要的關注」。
監察辦表示，展望未來，VA 必須確保「以一致的方式進行通知和解決；制定有效的回應指南，持續捕獲所有重大績效事件的結果，並製定策略，持續收集、驗證和報告事後所需的信息”。 – 決議報告。”
需要確保患者護理仍然存在
OIG 表示，審計小組還重點關注「VA 為減輕 EHR 停機期間病患安全風險所採取的措施」。
儘管存在系統不可用時繼續患者護理的策略（停機和備份程序），“直到 2024 年 5 月，即啟動 EHR 系統三年半後，它才簽署了程序，並且仍在實施一項策略它的備份系統。
監察辦在報告中表示，退伍軍人健康管理局人員將延誤歸咎於未能評估緊急行動的充分性，因此無法對臨床醫師進行徹底的訓練。
儘管 VHA 制定了 EHR 中斷時的業務連續性計劃，並且 VA 制定了糾正監管機構發現的缺陷的行動計劃，但 OIG 表示，仍在尋找證據表明該機構：
- 向臨床醫生傳達停機程序。
- 實施機制以更好地識別重大績效事件和負面患者結果。
- 提供對傳達負面患者結果的評估。
Andrea Fox 是《醫療保健 IT 新聞》的高級編輯。
電子郵件：afox@himss.org
醫療保健 IT 新聞是 HIMSS 媒體出版物。
